Fachkräftemangel in der Steuerkanzlei: Woher der Druck kam und wie das Kanzleiteam von morgen aussieht

Woher der Druck kam

Mit der Pandemie kam auf die Kanzleien eine Arbeit zu, die in keiner Personalplanung stand. Überbrückungshilfen sowie November- und Dezemberhilfe konnten Unternehmen nur über prüfende Dritte beantragen, in der Praxis meist über ihre Steuerkanzlei. Dazu kamen Anträge auf Kurzarbeitergeld, Stundungen und die Anpassung von Vorauszahlungen. Kaum war die Antragsphase vorbei, folgten die Schlussabrechnungen, deren Fristen mehrfach verlängert wurden und die viele Kanzleien noch lange nach dem Ende der Pandemie beschäftigt haben.

Fast zeitgleich verlangte die Grundsteuerreform für jedes Grundstück eine Feststellungserklärung. Laufende Buchhaltung, Lohnabrechnung und Jahresabschlüsse liefen in dieser Zeit ganz normal weiter. Wer vorher knapp besetzt war, hatte danach ein echtes Problem, und wer eine Stelle nicht nachbesetzen konnte, verteilte die Arbeit auf die verbliebenen Mitarbeiter, bis die nächste kündigte.

Wie Personalvermittler den Markt verändert haben

In derselben Zeit haben Personalvermittler die Steuerberatung als Markt entdeckt. Mit Anzeigenkampagnen in den sozialen Netzwerken sprachen sie Steuerfachangestellte direkt an, meist mit dem Versprechen von mehr Gehalt, Homeoffice und Vier-Tage-Woche. Wer in einer Kanzlei arbeitete, bekam solche Anzeigen und Nachrichten regelmäßig zu sehen, auch ohne selbst auf der Suche zu sein.

Für die Kanzleien hatte das zwei Folgen. Mitarbeiter wechselten häufiger, weil das nächste Angebot nur einen Klick entfernt war, und die Gehälter stiegen schneller als die Honorare. Gleichzeitig wurde die Vermittlung selbst teuer, weil die Agentur pro Einstellung einen Anteil am Jahresgehalt berechnet. Mancher Inhaber hat in dieser Zeit für dieselbe Stelle zweimal gezahlt, einmal an die Agentur und einmal, als die vermittelte Kraft nach einem Jahr wieder ging.

Warum sich die Lage gerade etwas entspannt

Die Sonderaufgaben aus Pandemie und Grundsteuerreform sind weitgehend abgearbeitet, und damit fällt ein Teil der Mehrarbeit weg, die die Teams über Jahre zusätzlich erledigt haben. In unseren Gesprächen mit Kanzleiinhabern hören wir außerdem häufiger, dass wieder mehr Bewerbungen eingehen, auch ohne Vermittler.

Entwarnung ist das nicht. Bundesweite Umfragen zählen die Steuerberatung weiterhin zu den Branchen mit dem größten Fachkräftemangel, Berufsträger bleiben knapp, weil der Berufsstand altert, und in vielen Regionen ist die Auswahl an Steuerfachangestellten klein. Die Frage verschiebt sich aber. Es geht immer weniger darum, wie eine Kanzlei möglichst viele Stellen besetzt, und immer mehr darum, welche Stellen sie in Zukunft überhaupt noch braucht.

Weniger Köpfe pro Mandat

Der zweite Grund, warum sich die Personalfrage verändert, liegt in der Arbeit selbst. Digitale Belege, automatische Bankabgleiche und Kontierungsvorschläge nehmen der Finanzbuchhaltung schon heute einen großen Teil der Erfassung ab. Mit der E-Rechnung, die Unternehmen seit Januar 2025 empfangen können müssen und ab 2027 schrittweise auch ausstellen müssen, kommen Rechnungsdaten künftig strukturiert in der Kanzlei an, statt abgetippt zu werden.

KI-Anwendungen gehen einen Schritt weiter. Sie lesen Mandantenanfragen, ordnen Dokumente zu, bereiten Entwürfe für Schreiben vor und weisen auf Auffälligkeiten in Buchungen hin. Die steuerliche Beurteilung bleibt beim Menschen, aber jede dieser Anwendungen verschiebt Arbeitszeit vom Erfassen zum Prüfen.

Für die Personalplanung heißt das: Eine Kanzlei, die ihre Abläufe konsequent automatisiert, kann dieselben Mandate mit weniger Mitarbeitern betreuen oder mit demselben Team mehr Mandate annehmen. Wie groß dieser Effekt ist, hängt von der Mandantenstruktur ab. Bei Mandanten mit digitalen Belegen und sauberen Schnittstellen ist er deutlich größer als bei Pendelordnern.

Wie das Kanzleiteam von morgen aussehen könnte

Wenn weniger erfasst und mehr geprüft wird, ändern sich die Rollen in der Kanzlei. Niemand kann heute sicher sagen, wie ein Kanzleiteam in zehn Jahren aussieht, vier Entwicklungen zeichnen sich aber ab.

Vom Finanzbuchhalter zum Prüfer

Die klassische Finanzbuchhaltung, in der jemand Belege sichtet, kontiert und erfasst, wird kleiner. Was bleibt, ist die Kontrolle: Stimmen die Vorschläge der Software, sind Sonderfälle richtig behandelt, passen die Zahlen zum Geschäft des Mandanten? Diese Arbeit verlangt mehr Erfahrung als die Erfassung. Die Steuerfachangestellte der Zukunft schaut auf hundert vorkontierte Buchungen und findet die drei, die falsch sind.

Der Bilanzbuchhalter mit mehr Beratungsanteil

Der Jahresabschluss bleibt, aber die Vorarbeit schrumpft, wenn die laufende Buchhaltung sauber und automatisiert ist. Der Bilanzbuchhalter verbringt weniger Zeit mit Abstimmungen und mehr mit dem, was Mandanten interessiert: Was sagen die Zahlen, wohin entwickelt sich das Geschäft, was sollte der Mandant vor dem nächsten Stichtag entscheiden?

Fachassistenten für Digitalisierung und IT-Prozesse

Die Steuerberaterkammern bieten seit einigen Jahren die Fortbildungsprüfung zum Fachassistenten Digitalisierung und IT-Prozesse an, kurz FAIT. Sie richtet sich an Mitarbeiter, die in der Kanzlei die digitalen Abläufe verantworten: Mandanten digital anbinden, Schnittstellen einrichten, Software auswählen und das Team schulen. In vielen Kanzleien erledigt das heute der Inhaber nebenbei oder die Mitarbeiterin, die sich am besten mit DATEV auskennt. Künftig dürfte daraus eine feste Rolle werden, so selbstverständlich wie die Zuständigkeit für die Lohnabrechnung.

Prozessverantwortliche

Je mehr Arbeit automatisch läuft, desto wichtiger wird jemand, der die Abläufe im Blick behält: Welche Fristen laufen, wo bleiben Vorgänge hängen, welche Automatisierung liefert falsche Ergebnisse? Diese Rolle verbindet Fristenkontrolle, Qualitätssicherung und Kanzleiorganisation. Sie entscheidet darüber, ob die Automatisierung im Alltag Zeit spart oder neue Fehler produziert.

Drei Fragen für Ihre Kanzlei

Offen ist, wie schnell das geht und wie weit. Für jede Kanzlei stellen sich dabei dieselben Fragen.

1. Wie viele Stunden fallen in Ihrem Team heute auf Erfassung, wie viele auf Prüfung und Beratung?
2. Wer übernimmt bei Ihnen die digitalen Abläufe, und hat diese Person dafür Zeit und eine Fortbildung?
3. Bilden Sie heute für die Rollen von heute aus oder für die von morgen?

Was ein Verbund dabei übernehmen kann

Nicht jede Kanzlei kann eine eigene Stelle für Digitalisierung schaffen oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig fortbilden. In einem Kooperationsverbund lassen sich diese Aufgaben teilen: Der Verbund richtet KI-Anwendungen und Automatisierungen ein, schult die Teams und gewinnt Bewerber über gemeinsame Stellenanzeigen und einen gemeinsamen Bewerberpool. Die Kanzlei bleibt eigenständig und entscheidet selbst, wen sie einstellt und welche Werkzeuge sie nutzt. Dafür zahlt sie eine monatliche Servicepauschale.

Wie die Nexus Gruppe das umsetzt, steht im Abschnitt Leistungen der Nexus Gruppe. Wer prüfen will, ob ein Verbund zur eigenen Situation passt, findet im Beitrag Kanzlei verkaufen, übergeben oder im Verbund weiterführen die Entscheidungshilfe.

Rollen in der Kanzlei heute und morgen

Die Übersicht beschreibt eine mögliche Entwicklung, keine Prognose. Wie schnell sie eintritt, hängt von der Mandantenstruktur und vom Digitalisierungsgrad der Kanzlei ab.

Häufige Fragen

Ist der Fachkräftemangel in Steuerkanzleien vorbei?

Vorbei ist er nicht. Bundesweite Umfragen zählen die Steuerberatung weiterhin zu den Branchen mit dem größten Mangel. Viele Kanzleien berichten aber, dass der Druck aus den Pandemiejahren nachgelassen hat und wieder mehr Bewerbungen eingehen.

Warum war der Personaldruck nach der Pandemie so groß?

Kanzleien mussten neben der laufenden Arbeit die Anträge und Schlussabrechnungen der Corona-Wirtschaftshilfen erledigen, die nur über prüfende Dritte möglich waren, und kurz danach die Feststellungserklärungen zur Grundsteuer. Gleichzeitig haben Personalvermittler mit Kampagnen in sozialen Netzwerken die Wechselbereitschaft der Mitarbeiter deutlich erhöht.

Braucht eine Kanzlei in Zukunft noch Finanzbuchhalter?

Sie braucht sie weiterhin, aber mit anderen Aufgaben. Die Erfassung übernimmt zunehmend Software, die Prüfung der Ergebnisse und die Klärung von Sonderfällen bleiben beim Menschen und verlangen mehr Erfahrung als bisher.

Was ist ein FAIT?

FAIT steht für Fachassistent Digitalisierung und IT-Prozesse, eine Fortbildungsprüfung der Steuerberaterkammern. Wer sie ablegt, kann in der Kanzlei die digitalen Abläufe verantworten, von der Anbindung der Mandanten über Schnittstellen bis zur Schulung des Teams.